Licitation

1.1.

Køber

Officielt navn: Udenrigsministeriet

E-mail: pethom@um.dk

2.1.

Procedure

Titel: Ændring af kontrakt om leje af midlertidige konferencefaciliteter til Danmarks EU formandskab 2025

Beskrivelse: Danmark skal fra den 1. juli til 31. december 2025 varetage det roterende formandskab for EU's ministerråd (EU-formandskabet). I den forbindelse har Danmark afholdt et politisk højniveaumøde den 1. oktober 2025 i København. For at afvikle højniveaumødet indgik Udenrigsministeriet den 27. maj 2025 kontrakt vedrørende leje af midlertidige konferencefaciliteter til Danmarks EU-formandskab 2025 med virksomheden, Rodkjær Event A/S. Udenrigsministeriet har tidligere offentliggjort bekendtgørelse nr. 344738-2025 om indgåede kontrakter.

Identifikator for proceduren: 4ebdcc42-aba2-4cff-ad25-6c06ab6ee502

Intern ID: aa1e9e94-e107-445e-b3ae-8f50ba57d614

2.1.1.

Formål

Kontraktens hovedformål: Varer

Primær klassifikation (cpv): 39522530 Telte

Supplerende klassifikation (cpv): 31220000 Komponenter til elektriske kredsløb, 31500000 Belysningsudstyr og elektriske lamper, 34928310 Beskyttelsesindhegning, 39150000 Diverse møbler og udstyr, 45212600 Opførelse af pavilloner

2.1.2.

Udførelsessted

Landsdel (NUTS): Byen København (DK011)

Land: Danmark

2.1.4.

Generelle oplysninger

Retsgrundlag:

Direktiv 2014/24/EU

5.1.

Delkontrakt: LOT-0000

Titel: Ændring af kontrakt om leje af midlertidige konferencefaciliteter til Danmarks EU formandskab 2025

Beskrivelse: Danmark skal fra den 1. juli til 31. december 2025 varetage det roterende formandskab for EU's ministerråd (EU-formandskabet). I den forbindelse har Danmark afholdt et politisk højniveaumøde den 1. oktober 2025 i København. For at afvikle højniveaumødet indgik Udenrigsministeriet den 27. maj 2025 kontrakt vedrørende leje af midlertidige konferencefaciliteter til Danmarks EU-formandskab 2025 med virksomheden, Rodkjær Event A/S. Udenrigsministeriet har tidligere offentliggjort bekendtgørelse nr. 344738-2025 om indgåede kontrakter.

Intern ID: aff78618-89fd-456d-a653-20ffab178628

5.1.1.

Formål

Kontraktens hovedformål: Varer

Primær klassifikation (cpv): 39522530 Telte

Supplerende klassifikation (cpv): 31220000 Komponenter til elektriske kredsløb, 31500000 Belysningsudstyr og elektriske lamper, 34928310 Beskyttelsesindhegning, 39150000 Diverse møbler og udstyr, 45212600 Opførelse af pavilloner

5.1.2.

Udførelsessted

Landsdel (NUTS): Byen København (DK011)

Land: Danmark

5.1.6.

Generelle oplysninger

Indkøbsprojekt, der ikke finansieres med EU-midler

5.1.12.

Udbudsvilkår

Betingelser for kontraktens udførelse:

Elektronisk fakturering: Påkrævet

5.1.15.

Teknikker

Rammeaftale:

Ingen rammeaftale

5.1.16.

Yderligere oplysninger, mægling og gennemgang

Organisation med ansvar for klager: Klagenævnet for udbud

Oplysninger om klagefrister: I henhold til lov om Klagenævnet for Udbud (lov nr. 492 af 12. maj 2010 med senere ændringer), skal klage indgives til Klagenævnet for Udbud inden 45 kalenderdage efter, at ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har ændret en kontrakt. Fristen regnes fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen er blevet offentliggjort. Senest samtidig med at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren skriftligt underrette ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om hvorvidt klagen er indgivet i standstill-perioden, jf. lovens § 6, stk. 4. Klagenævnet for Udbuds e-mailadresse er klfu@naevneneshus.dk. Klagenævnet for Udbuds klagevejledning kan findes på https://naevneneshus.dk/start-din-klage/klagenaevnet-for-udbud/vejledning/.

Organisation, der leverer yderligere oplysninger om klageprocedurerne: Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen

6.1.

Resultat delkontrakt-ID: LOT-0000

6.1.2.

Oplysninger om vinderne

Vinder:

Officielt navn: Rodkjær Event A/S

Tilbud:

Tilbud – Identifikator: 25/30489

ID for delkontrakt eller gruppe af delkontrakter: LOT-0000

Værdien af tilbuddet: 11 974 895,00 DKK

Kontraktoplysninger:

Identifikator for kontrakten: 25/30489

Titel: Kontrakt om leje af midlertidige konferencefaciliteter til Danmarks EU formandskab 2025

Dato for indgåelse af kontrakten: 27/05/2025

7.1.

Kontraktændring

Identifikator for den tidligere kontraktstildelingsmeddelelse: 344738-2025

Identifikator for den ændrede kontrakt: CON-0001

Begrundelse for ændringen: Behov for ændringer på grund af omstændigheder, som en omhyggelig køber ikke kunne forudse.

Beskrivelse: Udenrigsministeriet vurderer, at kontrakten kan ændres i henhold til udbudslovens § 183 som følge af, at (ikke udtømmende): 1. Udenrigsministeriet har rådført sig med en faglig rådgiver og fastlagt kravene til nedtagning af de midlertidige konstruktioner i overensstemmelse med branchens praksis. Det vurderes på den baggrund af Udenrigsministeriet har været påpasselig i tilrettelæggelsen af udbuddet, da Udenrigsministeriet har rådført sig med en faglig rådgiver og fastlagt krav på baggrund af, hvad der er praksis inden for branchen. 2. ændringen skyldes udefrakommende forhold. 3. ændringerne vedrører processen for nedtagning og tidsplanen herfor, der allerede er en del af den oprindelige kontrakt. Ændringerne vedrører derfor ikke nye ydelser og ændre ikke ved, at leverandøren skal nedtage de midlertidige kontraktioner. Derfor ændres kontraktens overordnede karakter ikke. 4. Ingen anden leverandør vil meningsfuldt kunne varetage opgaven om tidligere nedtagning. 5. Den samlede værdi af de uforudsete ændringer er 902.682 kr. eksklusive moms, hvilket svarer til 7,5% af den oprindelige kontrakts værdi.

7.1.1.

Ændring

Beskrivelse af kontraktændringer: Udenrigsministeriet indgik kontrakt med Rodkjær Event A/S vedrørende leje af midlertidige konferencefaciliteter til Danmarks EU-formandskab 2025. Efter kontraktens indgåelse har Udenrigsministeriet blandt andet haft brug for at ændre kontrakten til at omfatte hurtigere nedtagning af de midlertidige konstruktioner end oprindeligt beskrevet i kontrakten. Ændringen er foretaget som følge af, at de midlertidige konstruktioner skulle nedtages hurtigere end beskrevet i kontrakten på grund af udefrakommende forhold. Den hurtigere nedtagning medførte meromkostninger, forskød produktionsplanerne og behov for skifteholdsarbejde fra flere leverandører. Derudover blev nedtagningen konkret forsinket som følge af at topmødet den 1. oktober 2025 blev forsinket, hvilket medførte en yderligere uforudset ændring. Forsinkelsen af mødet medførte, at lastbiler samt personale til nedtagningen ikke kunne komme indenfor sikkerhedsperimeteren og påbegynde nedtagningen som planlagt. Forsinkelsen medførte derudover på grund af kørehviletidsregler, at lastbilerne var tvunget til at forlade området, inden de kunne få adgang. Dette foranledigede uforudsete udgifter til navnlig ekstra kørsel, ekstra personaletimer, overnatninger og projektledelse. Værdien af ændringerne er 902.682 kr. eksklusive moms.

8.1.

ORG-0001

Officielt navn: Udenrigsministeriet

Registreringsnummer: 43271911

Postadresse: Asiatisk Plads 2

By: København K

Postnummer: 1448

Landsdel (NUTS): Byen København (DK011)

Land: Danmark

Enhed: Peter Thomsen

E-mail: pethom@um.dk

Telefon: 33 92 00 99

Internetadresse: https://um.dk/

Denne organisations roller:

Køber

8.1.

ORG-0002

Officielt navn: Klagenævnet for udbud

Registreringsnummer: 37795526

Postadresse: Toldboden 2

By: Viborg

Postnummer: 8800

Landsdel (NUTS): Vestjylland (DK041)

Land: Danmark

Enhed: Klagenævnet for udbud

E-mail: klfu@naevneneshus.dk

Telefon: +45 72405600

Internetadresse: https://naevneneshus.dk/naevnsoversigt/klagenaevnet-for-udbud/

Denne organisations roller:

Organisation med ansvar for klager

8.1.

ORG-0003

Officielt navn: Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen

Registreringsnummer: 10294819

Postadresse: Carl Jacobsens Vej 35

By: Valby

Postnummer: 2500

Landsdel (NUTS): Byen København (DK011)

Land: Danmark

Enhed: Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen

E-mail: kfst@kfst.dk

Telefon: +45 41715000

Internetadresse: https://www.kfst.dk

Denne organisations roller:

Organisation, der leverer yderligere oplysninger om klageprocedurerne

8.1.

ORG-0004

Officielt navn: Rodkjær Event A/S

Registreringsnummer: 38680331

Postadresse: Solbjerg Hedevej 31

By: Solbjerg

Postnummer: 8355

Landsdel (NUTS): Østjylland (DK042)

Land: Danmark

Enhed: Mikael Rodkjær

E-mail: mikael@rodkjaer.dk

Telefon: 87480100

Denne organisations roller:

Tilbudsgiver

Vinder af disse delkontrakter: LOT-0000

8.1.

ORG-0005

Officielt navn: Mercell Holding ASA

Registreringsnummer: 980921565

Postadresse: Askekroken 11

By: Oslo

Postnummer: 0277

Landsdel (NUTS): Oslo (NO081)

Land: Norge

Enhed: eSender

E-mail: publication@mercell.com

Telefon: +47 21018800

Fax: +47 21018801

Internetadresse: http://mercell.com/

Denne organisations roller:

TED eSender

Bekendtgørelsens ID: 929fee24-2b28-4a9f-9cb6-11e528a53c4f - 01

Formulartype: Kontraktændring

Bekendtgørelsestype: Bekendtgørelse om kontraktændring

Bekendtgørelsesundertype: 38

Afsendelsesdato for bekendtgørelsen: 04/12/2025 10:00:45 (UTC+00:00) vesteuropæisk tid, GMT

Dato for afsendelse af bekendtgørelsen (eSender): 04/12/2025 10:01:21 (UTC+00:00) vesteuropæisk tid, GMT

Bekendtgørelsens officielle sprog: dansk

Bekendtgørelsesnummer: 808478-2025

EUT-S-nummer: 235/2025

Offentliggørelsesdato: 05/12/2025