Sådan sparer du tid på administrativt arbejde

ANNONCE: Digitalisering kan skabe en markant højere effektivitet målt på de administrative timer.

 I takt med en rivende udvikling på IT fronten, så bliver det både nemmere at klare de administrative opgaver, samtidigt med at elementer som timesedler bliver smartere og smartere.

Digitalisering og håndværk behøver ikke nødvendigvis at være et problem - faktisk snarere det omvendte. For vi lever i en digital tidsalder, og uanset om du arbejder på byggeplads, som tømrer, snedker eller maler, kan der være mange fordele ved at implementere timesedler i din arbejdsdag. Faktisk kan det betyde, at du kan spare tid og penge på administrativt arbejde, fordi det effektiviseres og dermed også gøres mere brugervenligt og tilgængeligt for de ansatte.

Hvad er en timeseddel?

En timeseddel er i bund og grund et digitalt IT-værktøj, der kan erstatte forældede metoder, så du kan gøre tingene smartere, nemmere og hurtigere. Med timesedlen er det de enkelte ansatte, eksempelvis svende ved en tømrervirksomhed, der sørger for at registrere deres timer til en given opgave.

Som mester skal du derfor ikke sidde til langt ud på eftermiddagen og rode med papirarbejde. Du kan nøjes med blot at gennemgå de indberetninger, der kommer i løbet af dagen, og godkende dem - det kan spare flere timers administrativt arbejde hver dag.

På den måde er det lettere at bevare overblikket, der sker aldrig fejl, og du får i sidste ende mere tid til vigtigere opgaver og til at pleje dine kunder. Samtidig er det lettere for de ansatte, der hurtigt kan lære systemet at kende, og som kan gøre det hele fra deres smartphone i løbet af ganske få minutter.

Få bedre overblik over de enkelte sager

Det hele er samlet digitalt ét sted, og det giver både et bedre overblik over forgangne, igangværende og kommende opgaver. Samtidig er det meget lettere at følge op på og danne sig et overblik over, hvor mange timer der er blevet brugt på en opgave eller enkelte sag. Det kan sikre dig en bedre indsigt i firmaet, mens det samtidig giver en værdifuld information i forbindelse med kunder, såfremt der skulle være spørgsmål eller lignende.

Det gør det også nemmere for dig at vurdere opgaver i fremtiden. Du vil kunne se, hvor lang tid en tidligere opgave har taget, og på den måde kan du lettere vurdere, hvor meget tid den kræver, næste gang du står med en lignende opgave. Det vil alt andet lige betyde et mere præcist tilbud til kunden.

Samtidig kan du hele tiden holde det oprindelige bud og den oprindelig pris op mod opgaven, fordi du nemt kan følge med i opgavens status - det gør det nemmere for dig at imødekomme eventuelle problemer, hvis en sag eller opgave tager længere tid end ventet.

Undgå fejlregistreringer

Der sker ofte fejl med papirarbejde i registrering af mandetimer og opgaver - og det kan tage lang tid at rette op på, fordi du ofte skal igennem flere komplicerede mellemveje. En digitalisering vil i høj grad medføre, at du kan nedsætte antallet af fejlregistreringer. Desuden sidder du - eller en administrativ ansat - med den sidste beslutning, der skal godkende eventuelle registreringer. Og det betyder, at der er mindre sandsynlighed for, at fejlindberetninger og -registreringer slipper gennem nåleøjet.

Indberetninger bliver desuden mere præcise, og det gavner i sidste ende begge sider af forhandlingsbordet, når fakturaen skal laves. På den måde regnes det hele ud automatisk, og kunden får den rigtige regning.