Tilbud ender i ingenting

Rådgivende ingeniørvirksomheder bruger årligt 446 mio. kr. på at afgive tilbud. Det er transaktionsomkostninger, som i mange tilfælde ikke kaster så meget som en krone af sig

Foreningen af Rådgivende Ingeniører, FRI, opgør i forbindelse med sin årlige brancheundersøgelse rådgiverbranchens omkostninger ved tilbudsgivning, de såkaldte transaktionsomkostninger, til 446 mio. kr. Det er ifølge adm. direktør i FRI, Henrik Garver, udtryk for, at tilbudsomkostningerne fortsat er alt for høje.

- Tilbudsomkostninger er en nødvendig udgift, når man byder på opgaver, men 446 mio. kr. er for højt. Når jeg sammenligner med tal fra FRI’s britiske søsterorganisation ACE, så burde tilbudsomkostningerne for FRI-virksomhederne ligge på omkring 400 mio. kr., og hvis vi antager, at heller ikke briterne er perfekte, så er et rimeligt bud, at der kan skæres yderligere 100 mio. kr. væk, vurderer Henrik Garver.

- Det ærgrer mig, at vi som branche bruger godt 150 mio. kr. for meget på tilbudsomkostninger. Et beløb i den størrelsesorden havde jeg langt hellere set investeret i at gøre Danmark stærkere gennem innovation, yderligere digitalisering eller ved investeringer i medarbejderne, siger FRI-direktøren.

Udbydere skærer feltet til
Årsagen til de høje omkostninger ved tilbudsgivning er bl.a. at offentlige bygherrer forlanger et stort antal beregninger, tegninger og modeller allerede i tilbudsfasen.

Det fordyrer ifølge FRI tilbudsgivningen for alle bydende virksomheder, inden de overhovedet ved, om de har vundet. En anden kostbar fejl er hvis der inviteres mange bydende virksomheder med i et udbud. En tredje fejl er, hvis der køres mange omkostningskrævende forhandlingsrunder, med mange bydende, inden udbyder ”skærer feltet til”.

Den gode nyhed fra brancheundersøgelsen er, at omkostningerne for andet år i træk er faldet fra 500 mio. kr. i 2013 til 465 mio. kr. i 2014 og nu 446 mio. kr. i 2015.

- Det er glædeligt, at det går den rigtige vej, særligt når de faldende omkostninger sammenholdes med, at branchens omsætning og egenproduktion er øget med 10% over den samme 3-årige periode. Lave transaktionsomkostninger er også entydigt i kundernes og i samfundets interesse. For når bygherren sparer penge ved at gøre udbudsprocessen mere enkel og mindre bureaukratisk, så er det ofte lige med sparede skattekroner, siger Henrik Garver.

Enklere udbudsproces
Ifølge ham er der flere årsager til den positive udvikling, men grundlæggende handler det om, at flere offentlige indkøbere er begyndt at lytte til gode råd om at gøre udbudsprocessen mere enkel.

- Årsagen til, at der bliver lyttet, skal sandsynligvis findes i den debat, FRI har været bannerfører for omkring indkøbsbureaukrati og høje transaktionsomkostninger. Vi har ført kampen i medierne, på møder og konferencer, over for individuelle bygherrer, over for politikere, i forbindelse med arbejdet om Udbudsloven – og senest i arbejdet med den kommende AB- og ABR-revision, siger Henrik Garver.

Han er spændt på at se udviklingen i tilbudsomkostninger for 2016. Her bør effekten af den nye Udbudslov nemlig slå igennem.

- Det er mit indtryk, at udbyderne har brugt de nye og forbedrede rammer i loven til at skabe bedre udbud. Alene det forhold, at annonceringspligten er bortfaldet, bør have medvirket til en yderligere reduktion af omkostningerne. Omvendt kan de bedre muligheder for udbud med forhandling føre til forøgede omkostninger, og tilsvarende kan der være en risiko for øget brug af offentlige udbud i stedet for begrænset udbud, og det vil øge tilbudsomkostningerne, siger FRI’s adm. direktør og oplister fem gode råd til at spare på udbudsomkostningerne: