Fem ud af seks modtager fejl i fakturaen
Hele 83 % landets håndværkerfirmaer modtager fejl på fakturaer, og det er især et problem for små byggevirksomheder, mener forsker
Når der dumper fakturaer ind i postkassen eller mailboksen hos landets håndværksvirksomheder, mangler der ofte nødvendige oplysninger, som virksomhederne skal bruge i deres sagsbehandling. Hele 83 % modtager fejlfakturaer, viser en ny undersøgelse blandt 150 firmaer foretaget af Epicent Analyse for TrueID.Undersøgelsen afslører også, at hver fjerde gennemsnitligt bruger over ti minutter på en faktura med fejl eller mangler. Ifølge forsker Kristian Bohnstedt, Institut for Byggeri og Anlæg ved Aalborg Universitet, rammer problemet særligt de mindre byggevirksomheder.
- Det ekstra administrative arbejde er selvfølgelig ikke værdiskabende for virksomhederne, og problematikken er særlig stor for mindre virksomheder. En murermester med få ansatte skal selv håndtere fejlfakturaerne fremfor at bruge tiden på at videreudvikle forretningen, hvilket resulterer i lavere indtjening for firmaet, fortæller han.
Proces bør digitaliseres
Kristian Bohnstedt vurderer, at problemerne hovedsageligt opstår på grund af menneskelige fejl i faktureringsprocessen. Den enkelte indkøbs- eller økonomiansvarlige skal selv sikre, at fakturaerne indeholder de korrekte og nødvendige oplysninger, hvilket nogle gange glipper.
Forskeren mener, at det vil forbedre virksomhedernes fakturahåndtering, at processen bliver digitaliseret. Det kan forebygge fejl og frigøre ressourcer fra det administrative arbejde, som i stedet kan benyttes til at skabe merværdi for firmaet.
System til fejlfri faktura
En af de mest effektive løsninger er elektroniske faktura- og rekvisitionssystemer, der øger sandsynligheden for, at fakturaerne indeholder de nødvendige oplysninger. Samtidig indføres fakturaerne direkte i virksomhedernes økonomisystemer, og behandlingstiden nedsættes markant.
Det nyudviklede rekvisitionssystem TrueI fra firmaet TrueID er gået skridtet videre og gør det muligt for byggevirksomhederne at håndtere rekvisitioner hurtigt og sikkert over mobiltelefonen.
- TrueI er hurtigt og let at bruge og forhindrer fakturarod med en rekvisitionskode på SMS. Koden sikrer, at virksomhederne modtager de nødvendige oplysninger på fakturaerne, så snart bestillingen afgives til leverandøren. Oplysningerne følger herefter fakturaerne direkte til firmaets økonomisystem, forklarer partner Per Hedeboe Jensen, TrueID, der netop netop indgået en aftale med Dansk Byggeri, som giver organisationens medlemmer mulighed for at bruge systemet på særligt attraktive vilkår.
- Et system som TrueI kan være med til at sikre mere effektiv og fejlfri fakturahåndtering i byggeriet, mener Kristian Bohnstedt.
-kj
