Fast VVS-service giver boligforeninger bedre styr på driften

ANNONCE: En lukning af vandet i en hel opgang forvandler en enkelt fejl til en opgave, som hele foreningen mærker.

Med planlagt VVS-service og aftaler, hvor ansvaret er skrevet ned, kan boligforeninger finde problemerne, før de vokser, og holde følgerne af et akut svigt nede.

Vedligeholdelsen skal begynde før den første skade

For bestyrelser, ejendomsadministratorer og driftsledere er det afgørende at kende installationernes tilstand, før en utæthed eller et svigt kræver handling med kort varsel. Et samlet overblik over tidligere reparationer, tilbagevendende fejl og installationernes alder giver et bedre grundlag for at prioritere opgaverne i ejendommens vedligeholdelsesplan. Arbejdet kan begynde med en gennemgang af fælles installationer og de steder, hvor driften allerede har registreret problemer, så indsatsen tager udgangspunkt i ejendommens faktiske forhold. Her bør observationer fra beboere og ejendomsfunktionærer samles ét sted, så gentagne henvendelser om eksempelvis svingende vandtryk ikke behandles som isolerede hændelser. Når bestyrelsen samtidig får beskrevet, hvilke opgaver der kræver hurtig handling, og hvilke der kan samles i et planlagt forløb, bliver det lettere at træffe beslutninger og forklare prioriteringerne over for foreningens medlemmer.

En serviceaftale skal gøre ansvaret tydeligt

En fast VVS-serviceaftale skal indeholde mere end et antal besøg om året. Foreningen skal vide, præcis hvilke installationer aftalen dækker, hvordan fejl meldes ind, og hvem der sørger for at følge op på anbefalingerne efter et eftersyn. FLD leverer VVS til boligforeninger med blandt andet faste serviceaftaler og akut assistance, men omfanget skal tilpasses den enkelte ejendom. Aftalen bør også adskille det planlagte vedligeholdelsesarbejde fra opgaver, der bestilles særskilt.

For driftsledelsen betyder kontakten og tilbagemeldingerne mindst lige så meget som kalenderen med besøg. Det skal stå klart, hvem der har lov til at bestille arbejde, hvordan akutte henvendelser behandles, og hvilke oplysninger leverandøren skal have. En aftalt responstid er ikke det samme som en garanti for, at skaden er udbedret inden for en bestemt tid. Adgang til boliger, hvor lang fejlsøgningen tager, og om der skal bestilles reservedele, kan alle flytte forløbet. En kort servicerapport med de konstaterede forhold, det udførte arbejde og anbefalinger til opfølgning giver administratoren noget at træffe beslutning ud fra og mulighed for at holde øje med de åbne opgaver.

Brug lejlighedsskift og renovering til at samle viden

Ved lejlighedsskift og renovering opstår der ofte en praktisk anledning til at gennemgå synlige VVS-installationer. Et tjek kan omfatte afløb, armaturer, tilslutninger og radiatortermostater samt tegn på utætheder eller tidligere indgreb. Gennemgangen bør afgrænses tydeligt, fordi et eftersyn af synlige installationer ikke dokumenterer tilstanden af skjulte rør. Rapporten bør derfor skelne mellem det, der er undersøgt, og forhold, der kræver yderligere afklaring.

Gennemgangen giver kun foreningen noget, hvis resultatet ikke bare lægges i den enkelte boligs mappe og glemmes. Fejl, der viser sig i flere lejligheder, kan pege på en fælles installation, som bør undersøges grundigere. Administratoren skal have styr på adgang, varsling og fordelingen af opgaverne, inden håndværkerne kommer. Ellers står arbejdet og venter foran en låst dør. Ved renovering bør eventuelle mangler noteres, før arbejdet afsluttes, og dokumentationen for det udførte samles med ejendommens øvrige driftsmateriale. Så kan senere bestyrelser og driftsansvarlige se, hvad der er ændret, og hvad der stadig mangler at blive håndteret.

Vælg fagpartner efter opfølgning og samarbejde

Valget af VVS-partner bør bygge på erfaring med beboede etageejendomme og evnen til at samarbejde med administration, driftspersonale og beboere. Bestyrelsen kan efterspørge en beskrivelse af arbejdsgangen fra første fejlmelding til afsluttet sag. Det er også relevant at afklare, hvordan virksomheden dokumenterer arbejdet, og om der kan tilknyttes en fast kontaktperson. Tilbud bliver lettere at sammenligne, når de bygger på samme opgavebeskrivelse og samme forventninger til rapportering.

Herefter skal samarbejdet løbende vurderes gennem en fast gennemgang af det udførte arbejde og de anbefalinger, der stadig er udestående. Administratoren og leverandøren kan her kigge på fejl, der kommer igen, manglende adgang og reparationer, der ikke holdt. Serviceplanen justeres ud fra det, så besøgene og undersøgelserne følger ejendommens behov i stedet for at glide videre på en uforandret kalender. Den løbende opfølgning giver bestyrelsen et konkret grundlag at beslutte ud fra og et samlet billede af de opgaver, der skal prioriteres ved næste planlagte vedligeholdelsesindsats.